A rotina do escritório de contabilidade é bem agitada e com isso fica fácil se perder em meio às atividades. Além disso, existem tarefas que exigem concentração devido à sua complexidade. Não importa o tamanho do escritório, é importante ter os processos bem definidos para garantir o desenvolvimento saudável e expandir sua cartela de clientes. Quer entender o que é o mapeamento de processos e como ele é fundamental para a saúde do seu negócio? Continue a ler o artigo! Boa leitura!
O que é mapeamento de processos?
É desenhar os processos de uma empresa por meio de fluxogramas. O mapeamento é uma ferramenta utilizada para melhorar a gestão das organizações, independente do tamanho que ela tenha.
Mapear um processo é entender seu passo a passo e verificar se ele cumpre os seus objetivos.
Com ele, é possível identificar os caminhos dos processos internos e assim evitar gargalos, aumentar a produtividade e otimizar a entrega ao cliente, pois permite entender de forma prática toda operação da empresa.
O mapeamento faz a identificação e a representação das tarefas de um processo e seu fluxo, descrevendo as atividades e relacionando-as com cada pessoa envolvida, com os materiais necessários para essas tarefas e qual será o resultado dessa execução.
Muitas vezes as empresas perdem dinheiro e tempo com atividades que não são necessárias, sendo assim importante definir um propósito claro e um objetivo bem definido.
Quais vantagens do mapeamento de processo?
Você já percebeu que com mapeamento do processo a empresa consegue se organizar para crescer, mas vou te mostrar mais motivos:
- Melhorar o que já é feito;
- Documentar as atividades;
- Eliminar processos que não geram valor;
- Padronizar as entregas;
- Reduzir custos;
- Otimizar tempo;
- Identificar gargalos;
- Relacionar as pessoas que fazem parte do processo (funções e tarefas);
- Facilitar o controle de recursos necessários.
Além disso, com processos mapeados, é possível ver de forma sistêmica e realista tudo que é feito na empresa. Identificando as dificuldades podemos criar planos de ação para melhorias. Para isso acontecer, é necessário adotar metodologias de processos, como, por exemplo, o ciclo PDCA : – Plan (planejar), Do (executar), Check (checar/controlar) e Act (agir).
Como fazer mapeamento de processos?
Seguir o passo a passo é fundamental para o mapeamento funcionar. Seguir uma sequência é a melhor forma de extrair o máximo de informações relevantes e assim conseguir melhorar seus processos, vamos começar?
1 – Identificar o problema
Para gerir é preciso conhecer. E para isso, é fundamental identificar o problema.
Qual o objetivo a ser alcançado com esse mapeamento? Qual o problema que está impedindo a empresa de alcançar esses objetivos?
Cada processo deve contribuir individualmente para que se alcance os objetivos esperados e, os que não contribuírem, devem ser eliminados. Deve-se buscar o entendimento de como cada um deles se relaciona e contribui efetivamente para a cadeia de valor, de maneira a montar uma lista de prioridade entre os processos. Por exemplo:
– Objetivo: resolver retrabalho
– Problemas: retrabalho, problemas de comunicação e improdutividade.
O importante é que o problema fique claro e que seja o foco a partir de agora.
2 – Selecionar o processo
Após identificar a questão crítica, deve-se identificar quais processos impactam nessa questão e possuem ações para resolver. A partir daí, começar a relacionar as ações para a solução desse problema.
Se você vai fazer pela primeira vez um mapeamento de processo, o ideal é você escolher primeiro um processo pequeno e ir aprendendo com ele, pois se escolher um muito complexo, poderá levar muito tempo e isso poderá te desmotivar e fazer com que você abandone o processo.
Imagine todo o caminho que esse processo irá percorrer de forma simples para que essa atividade ocorra!
3 – Identificação dos responsáveis
Tão importante quanto conhecer os processos, é colocar a equipe para fazer parte deles e se engajar, pois nada adianta ter a ferramenta em mãos e os funcionários não colocarem em prática as ações necessárias.
É necessário identificar as pessoas e as áreas da organização que serão responsáveis por cada atividade. Também é necessário identificar os métodos de trabalho utilizados pelos colaboradores que executam cada tarefa.
É importante que sejam detalhadas as atividades envolvidas no processo e quem hoje está responsável e, se não houver um responsável, fazer essa associação. Além de tudo, definir a qual líder este funcionário se reportará para dar apoio. Por exemplo:
Atividade: Fazer conferência das notas fiscais de entrada
Responsável: Aline Souza
Como executa: Faz o download através da SIEG.
Dessa forma, serão identificadas quais atividades cada membro na equipe está fazendo e se algum deles tem mais atividades que outros.
Mas, cuidado! Não chegue mapeando processos sem convidar as pessoas a fazer parte desse processo, ou sem ao menos informar o que está acontecendo. Se não houver transparência, possivelmente existirá uma resistência muito grande.
4 – Treinar a equipe mapeamento de processos
É preciso que todos estejam alinhados. Realize treinamentos e reciclagens periódicas para que todos se mantenham atualizados e para que o trabalho se mantenha uniforme.
Além disso, utilizar a tecnologia ao nosso favor é fundamental! Para isso, é legal implementar softwares para melhoria das atividades, como o sistema da SIEG, que vai facilitar a vida de quem executa tanto a parte fiscal como o departamento pessoal.
Acompanhe também as atualizações dos sistemas que são utilizados na sua empresa, para ficar a par de eventuais atualizações e melhorias e para que os responsáveis pela sua utilização explorem ao máximo o potencial e as possibilidades desses sistemas.
Siga treinando e conscientizando os funcionários sobre o uso dessas tecnologias para evitar erros e retrabalhos. Lembrando a eles que, quando eles são treinados, estão sendo valorizados, aumentando sua capacidade técnica e sua autonomia.
5 – Construção e documentação do fluxo
Nessa etapa, é fundamental ter em mente a ideia de agrupar e construir um raciocínio lógico e sequenciado das informações, capaz de mostrar todas as partes do processo.
O seu fluxograma deve ser fiel sobre como os processos estão desenvolvidos pois ele mostrará os erros e também as oportunidades.
Contenha o impulso de querer resolver logo cada problema que vai aparecer no caminho! Vai haver um momento específico de planejar e executar cada solução.
Aqui é preciso focar no detalhamento do processo.
Você pode traçar aqui o ciclo PDCA com as seguintes perguntas:
- Quem?
- O Que?
- Quando?
- Como?
- Onde?
- Por quê?
Respondendo essas perguntas, você vai encontrar uma maneira de aprimorar o seu processo. Um detalhe importante: se você não consegue responder por que um determinado trabalho é feito, cuidado! Isso é sinal de que pode estar acontecendo desperdício de tempo.
6 – Identificar e analisar os problemas
Neste passo, serão analisadas as lógicas das tarefas, se existem tarefas redundantes ou se existem atividades desnecessárias.
É feita a análise dos problemas para identificar a causa de cada um, de forma coletiva, em equipe como um brainstorming, onde os colaboradores vão dando sugestões e os colegas, complementando.
7 – Desenvolver o mapa ideal
Agora é a hora de melhorar o que está ruim, através das informações levantadas e dos problemas analisados, deverá ser mostrado um processo agora redesenhado.
Tenha em mente que as mudanças são para o melhor, por isso sempre envolva a equipe no processo para não haver resistência.
8 – Estabelecer medidas de controle mapeamento de processos
Indicadores de desempenho são a melhor forma de monitorar aquilo que está sendo realizado. Caso contrário, o planejamento inteiro pode ser deixado de lado e não alcançar o objetivo esperado.
Além de tudo, os indicadores são ferramentas de gestão que devem ser levados com os objetivos gerais da empresa; com seus valores e ideais.
Assim, além de facilitar a vida na análise dos gestores, os processos mapeados e definidos facilitam na identificação de gargalos, fluxos desnecessários, além disso permitem uma análise da empresa como um todo, visando garantir um ótimo resultado entre os setores de forma interligada.
