O DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal, como o próprio nome sugere, é uma representação simplificada visual/gráfica das notas fiscais eletrônicas (NF-e). Apesar de estar inserido na rotina dos empresários e gestores, o DANFE ainda gera muitas dúvidas, inclusive, sobre como emitir esse documento.
Veremos neste artigo todos os detalhes acerca do assunto, desde a importância do DANFE para as empresas, as informações que compõem o documento, quem pode emitir, e claro, o passo a passo de como gerá-lo online. Então já prepara o print e acompanhe a seguir:
Porque o DANFE é importante para as empresas?
Primeiro de tudo vale lembrar que o DANFE só existe digitalmente. Ele é muito utilizado pelas empresas que transportam mercadorias, uma vez que os meios de transporte não podem circular sem portá-lo. No DANFE há uma chave numérica que dá acesso à NF-e do produto em questão.
Por conta disso, se uma fiscalização parar o caminhão que transporta um item, por exemplo, o condutor do veículo e responsável pelo transporte deverá apresentar o documento aos fiscais, que farão a consulta da nota fiscal para checar as informações e averiguar se estão corretas ou não.
Outra grande importância do DANFE é na utilização para auxiliar a escrituração contábil de transações, quando o destinatário de um produto não emite NF-e. Nesse tipo de situação, é preciso que o documento seja guardado pelo prazo legal exigido também para as notas fiscais. Assim, se por qualquer motivo ele for solicitado por algum órgão fiscalizador, você poderá apresentar.
Quais informações devem constar no DANFE?
Diversas informações são obrigatórias na elaboração de um DANFE. A seguir, confira quais são elas:
- chave de acesso da NF-e;
- código de barras;
- data e horário de saída da mercadoria;
- placa do veículo que fará o transporte;
- nome da transportadora;
- natureza da operação que será realizada;
- descrição detalhada das mercadorias.
Como emitir DANFE online?
Agora que você já sabe a importância de um DANFE e todas as informações que são obrigatórias para compor o documento, é hora de conferir o passo a passo para emitir de forma online. Confira abaixo!
- Configure o seu sistema
Antes de tudo, você deve configurar seu sistema de emissão de notas fiscais para gerar o DANFE. O Ministério da Fazenda exige que deve ser utilizado o mesmo programa para os dois. Isso se justifica porque, dessa forma, se reduz a possibilidade de divergências entre o documento impresso e o digital.
Em alguns casos, é possível até mesmo integrar a emissão da NF-e e do DANFE com o software de vendas utilizado pela organização. Assim, você ganha agilidade e otimização de tempo nos processos.
- Preencha os campos solicitados
Citamos anteriormente as informações que são obrigatórias no DANFE. Porém, além delas, também é importante que sejam preenchidos os campos não-obrigatórios, que trazem mais detalhes sobre a mercadoria transportada.
Um exemplo de informação complementar que deve ser preenchida é o campo de observações. Ele serve para orientar os condutores dos veículos que fazem o transporte das mercadorias, bem como as fiscalizações, sobre informações específicas ou que caracterizem aquela carga.
- Emita a NF-e e imprima o DANFE
Todos os campos foram preenchidos? Pronto, agora é hora de conferir individualmente todos eles. Em seguida, a NF-e já pode ser enviada para a Receita Federal. Ao enviar a nota será gerada uma chave de acesso com 44 dígitos.
Essa numeração serve para comprovar a validade da nota fiscal eletrônica. Importante ressaltar que somente com essa sequência numérica será possível que alguém acesse a NF-e. Depois de feito tudo isso, o DANFE poderá ser impresso e a sequência logística pode prosseguir, com a mercadoria sendo encaminhada até o destinatário.
- Siga o layout padrão
O Manual de Integração do Contribuinte, elaborado pela Receita Federal, traz um padrão de layout para o DANFE que deve ser seguido. Por isso, caso você ainda tenha dúvidas, convém consultar esse material e analisar se o documento que você está emitindo segue as regulamentações.
Caso o layout não seja 100% igual ao recomendado, é importante que você verifique se o seu programa está atualizado para fazer a emissão desse documento.
- Revise todas as informações
Antes de gerar o DANFE, convém que você revise todas as informações que foram listadas. Lembre-se de que esse documento é muito importante e não pode ser feito de qualquer maneira.
Por isso, revise com atenção cada campo antes de fazer o envio para a Secretaria Estadual da Fazenda. Afinal, se qualquer erro ocorrer, você pode ter dores de cabeça no futuro.
Quem pode emitir o DANFE?
Mesmo depois de saber o passo a passo de como gerar DANFE online, muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre quem pode ser o responsável por essa atividade. Para isso, não há uma regulamentação, e qualquer pessoa que tenha conhecimento sobre o tema poderá fazer a emissão.
No entanto, recomenda-se que a emissão do DANFE seja feita pelos colaboradores que trabalham nos setores de faturamento da empresa ou, nos pequenos negócios, pelos próprios sócios-proprietários que tenham conhecimentos contábeis, fiscais e tributários.
O DANFE precisa ser guardado?
O DANFE impresso não precisa ser guardado, porém, a sua versão digital sim. Tanto o emitente, quanto o destinatário, precisam manter o arquivo digital armazenado no computador durante o prazo estabelecido pela legislação tributária.
Para não perder esses arquivos, recomenda-se que eles sejam dispostos na nuvem. Assim sendo, é preciso que você tenha um software de gestão que permita esse armazenamento.
Como vimos, emitir o DANFE é de extrema importância, pois funciona como uma cópia impressa da nota fiscal eletrônica. Por isso, se o seu negócio envolver o transporte de mercadorias, ela se torna obrigatória.
Esperamos que o nosso conteúdo tenha sido útil para você e que tenha servido para esclarecer as suas dúvidas sobre como gerar DANFE online.
Se você gostou deste post, e quiser ficar por dentro de outros assuntos como este, aproveite para nos acompanhar em nossas redes sociais e demais canais de comunicação. Estamos te esperando no Instagram, Facebook, Twitter, Youtube e LinkedIn!
@siegsolucoes
Chegamos ao Tik Tok e queremos você lá com a gente! Siga e acompanhe conteúdos exclusivos na rede vizinha.
